از نظر فنی انتقال ایمیل ساده است (با IMAP)، ولی چند تفاوت کارکردی وجود دارد که باید از قبل با کاربران و مدیریت شفاف کنید:

انتقال داده:

• ایمیل — با imapsync منتقل می‌شود، بدون مشکل.
• تقویم و مخاطبین — با IMAP منتقل نمی‌شوند. باید جداگانه export/import شوند (PST یا فرمت‌های استاندارد مثل ICS و vCard).
• Public Folders و Shared Mailbox — معادل مستقیم ندارند؛ باید معماری را بازطراحی کنید.

تفاوت‌های کارکردی:

• یکپارچگی عمیق Outlook با Exchange (مثل قابلیت‌های پیشرفته‌ی تقویم گروهی و رزرو منابع) در SmarterMail به همان شکل نیست.
• اگر به همگام‌سازی کامل Outlook نیاز دارید، به نسخه‌ی Enterprise احتیاج دارید.
• قوانین سمت سرور و جریان‌های کاری Exchange باید بازسازی شوند.

توصیه: قبل از تصمیم نهایی، یک محیط تستی بسازید و سناریوهای واقعی کاربران کلیدی را امتحان کنید — مخصوصاً کسانی که به تقویم گروهی و اشتراک‌گذاری وابسته‌اند. مقاومت کاربران معمولاً از همین‌جا شروع می‌شود، نه از خود ایمیل.

Exchange قدیمی را حداقل چند هفته بعد از مهاجرت نگه دارید.