SmarterMail قابلیت آرشیو دارد که کپی همه‌ی پیام‌های ورودی و خروجی را جدا از صندوق کاربر نگه می‌دارد. تفاوت مهمش با بکاپ این است که کاربر نمی‌تواند آن را حذف کند — حتی اگر ایمیل را از صندوقش پاک کند، نسخه‌ی آرشیو باقی می‌ماند.

نکات پیاده‌سازی:

1. فضا را از قبل حساب کنید. آرشیو یعنی نگهداری کپی همه‌چیز. برای چند سال، حجم قابل توجهی می‌شود. آرشیو را روی درایو جدا با فضای کافی بگذارید.
2. سیاست نگهداری تعریف کنید — چند سال؟ بعد از آن خودکار حذف شود یا دستی؟ آرشیو بدون سیاست حذف، بی‌نهایت رشد می‌کند.
3. دسترسی به آرشیو را محدود کنید. آرشیو شامل مکاتبات خصوصی همه‌ی کارکنان است. فقط افراد مشخص با مجوز باید دسترسی داشته باشند و بهتر است هر دسترسی لاگ شود.
4. جنبه‌ی حقوقی و اطلاع‌رسانی: کارکنان باید بدانند مکاتباتشان آرشیو می‌شود. این معمولاً باید در سیاست‌های داخلی سازمان مکتوب باشد.

مهم: آرشیو جایگزین بکاپ نیست و بکاپ جایگزین آرشیو نیست. آرشیو برای بازیابی یک مکاتبه‌ی خاص در آینده است؛ بکاپ برای بازگرداندن کل سیستم بعد از فاجعه. هر دو را لازم دارید.