سهمیه را می‌توانید در سطح دامنه (کل فضا) و در سطح هر کاربر تعریف کنید.

پیشنهاد عملی:

1. هشدار قبل از پر شدن فعال کنید — مثلاً در ۸۰٪ و ۹۵٪ به کاربر ایمیل هشدار برود. بدون این، کاربر تازه وقتی متوجه می‌شود که ایمیل‌های مهم را از دست داده است.
2. سهمیه‌ی واقع‌بینانه بدهید. امروز فضای دیسک ارزان است؛ سهمیه‌ی خیلی کم فقط تماس پشتیبانی تولید می‌کند.
3. به کاربران آموزش دهید که پیوست‌های بزرگ بیشترین فضا را می‌گیرند، نه تعداد ایمیل. مرتب کردن پوشه‌ی Sent و حذف پیوست‌های قدیمی معمولاً بیشترین آزادسازی را دارد.
4. پوشه‌ی Trash و Junk را هم حساب کنید — بسیاری از کاربران نمی‌دانند این‌ها هم در سهمیه محاسبه می‌شوند. یک قانون پاک‌سازی خودکار (مثلاً حذف Junk بعد از ۳۰ روز) بگذارید.

وقتی صندوقی پر شده: ایمیل‌های ورودی رد می‌شوند و فرستنده پیام خطا می‌گیرد. برای رفع فوری، موقتاً سهمیه را بالا ببرید تا کاربر فرصت پاک‌سازی داشته باشد — بعد به مقدار عادی برگردانید.

برای آرشیو بلندمدت، به‌جای بالا بردن بی‌نهایت سهمیه، یک راهکار آرشیو در نظر بگیرید.